Comment embaucher un salarié étape par étape

Pour faciliter la rédaction de votre offre, France Travail (anciennement Pôle emploi) propose divers outils :

• Rédaction de l'offre d'emploi
• Publication de l'offre en ligne
• Préparation et conduite des entretiens d'embauche
  

Il est important de noter que vous n'êtes pas obligé d'informer France Travail des offres de recrutement. Vous pouvez utiliser d'autres sources telles que :

• Annonces dans la presse
• Réseaux sociaux professionnels
• Supports en ligne
• Cabinets de recrutement
• Agences de travail temporaire
• Salons ou forums

Note importante : Prenez en compte la nationalité du salarié. Si vous souhaitez embaucher un salarié étranger, assurez-vous qu'il détienne un titre lui permettant d'exercer une activité salariée.

• Déclaration de première embauche dans un établissement
• Immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale et au régime d'assurance chômage, en cas d'embauche d'un premier salarié
• Demande d'immatriculation du salarié à la CPAM (Caisse primaire d'assurance maladie) si ce dernier possède déjà un numéro de sécurité sociale
• Adhésion de l'employeur à un service de santé au travail
• Demande de visite d'information et de prévention ou d'examen médical d'aptitude à l'embauche
• Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS)

Quels renseignements figurent dans la DPAE ?

La DPAE doit contenir les informations suivantes :

• Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
• Code APE (Activité principale exercée) de l'entreprise
• Numéro de SIRET de l'établissement (ou numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
• Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
• Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
• Date et heure d'embauche prévisibles
• Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI (Contrat à durée indéterminée) et les CDD (Contrat à durée déterminée) supérieurs à 6 mois

Quand et comment transmettre la DPAE ?

La DPAE doit être transmise à l’Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant. La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises ayant adressé plus de 50 déclarations d'embauche l'année précédente. Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais une déclaration papier peut être envoyée par télécopie ou courrier recommandé avec avis de réception.

Remarques spéciales

Les formalités d'embauche varient selon que le salarié dépend du régime général ou du secteur agricole. Pour l'embauche occasionnelle d'intermittents du spectacle, les déclarations doivent être faites au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

Sanctions en cas de non-déclaration

Ne pas effectuer la DPAE expose l'employeur à diverses sanctions :

• Régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées
• Pénalité de 1 245 € par salarié concerné
• Sanctions pénales pour travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié, pouvant aller jusqu'à 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique, ou 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

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Contrat de travail écrit

L’employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit adapté à la nature de son contrat (CDI, CDD, etc.). Ce document formalise les conditions de travail et protège les deux parties en cas de litige.

Informations sur l’épargne salariale et la prévoyance

Le salarié doit être informé des dispositifs collectifs d'épargne salariale en place dans l’entreprise. Un livret d’épargne salariale doit lui être remis. De plus, si un régime de prévoyance (qui couvre les risques liés au décès, à la dépendance, à l’invalidité et à l’incapacité) existe dans l’entreprise, l’employeur doit fournir une notice complète des garanties offertes.

Entretien professionnel

L’employeur doit informer le salarié qu'il aura un entretien professionnel tous les deux ans. Cet entretien est l’occasion de faire le point sur les perspectives d'évolution professionnelle du salarié et les éventuels besoins en formation.

Risques professionnels et prévention

Il est également nécessaire d’informer le salarié des risques professionnels spécifiques à son poste et des mesures de prévention mises en place. Cette information peut inclure des formations spécifiques ou la remise de documents écrits.

Délai de communication des informations

Certaines informations doivent être communiquées au salarié dans un délai précis :

Au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche :

• Identité des parties à la relation de travail
• Lieu de travail et adresse de l’employeur
• Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d'emploi
• Date d'embauche
• Date de fin du contrat pour un CDD, ou durée prévue du contrat
• Conditions de la période d'essai si elle existe
• Éléments de rémunération, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, périodicité et procédures de paiement
• Durée de travail quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, et son mode d’aménagement
• Conditions pour effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires

Au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche :

• Identité de l'entreprise utilisatrice pour un intérimaire
• Droit à la formation assuré par l'employeur
• Durée du congé payé ou mode de calcul
• Procédure en cas de rupture du contrat de travail
• Conventions et accords collectifs applicables
• Régimes obligatoires d’affiliation
• Contrats de prévoyance et de frais de santé, et conditions d'ancienneté

Registre unique du personnel

Enfin, le salarié doit être inscrit sur le registre unique du personnel, qui est obligatoire dès le premier salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).

Affiliation obligatoire :

L’affiliation à un organisme de retraite complémentaire est une obligation légale dès l’embauche du premier salarié. Elle permet de compléter les prestations de retraite de base et assure ainsi une couverture plus complète pour le salarié lorsqu’il prendra sa retraite.

Procédure d’affiliation :

Choix de l’organisme :

• L’employeur a le choix entre plusieurs caisses de retraite complémentaire pour les salariés relevant du régime général comme pour ceux du secteur agricole.
• Les principaux organismes sont l’Agirc-Arrco pour la majorité des salariés et la MSA (Mutualité Sociale Agricole) pour les salariés agricoles.

Formalités d’inscription :

• Remplir un formulaire d’affiliation auprès de l’organisme choisi.
• Fournir les informations nécessaires telles que la dénomination sociale de l’entreprise, le numéro de SIRET, l’adresse de l’établissement, et les coordonnées de l’employeur.

Déclaration des salariés :

• Déclarer les nouveaux salariés embauchés auprès de l’organisme de retraite.
• Transmettre les informations relatives au salarié comme son nom, prénom, date de naissance, date d’embauche, type de contrat, et salaire.

Obligations de cotisation :

• Cotisation patronale et salariale :
• Les cotisations à la retraite complémentaire sont à la charge de l’employeur et du salarié. Elles sont calculées en pourcentage du salaire brut.
• L’employeur prélève la part salariale des cotisations sur le bulletin de paie et verse l’ensemble des cotisations à l’organisme de retraite.

Sanctions en cas de non-affiliation :

Ne pas affilier ses salariés auprès d’un organisme de retraite complémentaire expose l’employeur à des sanctions financières. Ces sanctions peuvent inclure le paiement rétroactif des cotisations non versées, assorties d’intérêts de retard, et potentiellement des amendes.

L’affiliation à un organisme de retraite complémentaire constitue une étape fondamentale pour assurer la sécurité et la stabilité financière des salariés à long terme.

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La visite d’information et de prévention (VIP)

Dès l’embauche, l’employeur doit organiser une visite d’information et de prévention. Cette visite doit être effectuée par un professionnel de santé (médecin du travail, infirmier). Elle vise à :

• Informer le salarié sur les risques liés à son poste de travail.
• Sensibiliser le salarié aux moyens de prévention à adopter.
• Évaluer l’aptitude du salarié à occuper le poste en fonction de son état de santé.

Quand organiser la VIP ?

La visite d’information et de prévention doit avoir lieu dans un délai de trois mois après l’embauche. Pour les travailleurs de nuit et les jeunes de moins de 18 ans, la visite doit être réalisée avant l’affectation au poste.

L’examen médical d’aptitude

Pour certains postes à risques, un examen médical d’aptitude peut être requis. Cet examen est plus poussé que la VIP et permet de vérifier que le salarié ne présente aucune contre-indication à l’exercice de son activité professionnelle.

Sanctions en cas de non-respect des obligations médicales

Le non-respect des obligations médicales expose l’employeur à des sanctions strictes :

• Amende de 1 500 € pour non-respect de l’organisation de la VIP.
• Peine de prison de 4 mois et amende de 3 750 € en cas de récidive.

Formalités à accomplir

• Prendre rendez-vous avec le service de santé au travail dont dépend l’entreprise.
• Informer le salarié de la date, de l’heure et du lieu de la visite médicale.
• Conserver une preuve de la réalisation de cette visite dans le dossier du salarié.

Importance de la visite médicale

Organiser une visite médicale permet de :

• Protéger la santé du salarié en identifiant d’éventuels problèmes de santé.
• Prévenir les risques professionnels et les accidents de travail.
• Garantir une bonne adaptation du salarié à son poste de travail.

La visite médicale est une étape incontournable pour assurer le bien-être et la sécurité des salariés. Elle renforce la confiance entre l’employeur et l’employé tout en respectant les obligations légales.

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