Comment licencier un salarié : Guide étape par étape pour les entreprises

• L'objet de l'entretien : Préciser clairement qu'il s'agit d'un entretien préalable à un éventuel licenciement.
• Les détails pratiques : Indiquer la date, l'heure et le lieu de l'entretien. En général, cette rencontre se tient dans les locaux de l'entreprise ou à son siège social.
• Les possibilités d'assistance : Le salarié doit être informé qu'il peut se faire assister lors de cet entretien. Cette assistance peut être assurée par un autre salarié de l'entreprise ou par un conseiller extérieur désigné comme conseiller du salarié. Il est crucial de mentionner les coordonnées de la mairie et de l'inspection du travail compétentes, où le salarié pourra obtenir la liste des conseillers.

Pour garantir la validité de cette convocation, il est essentiel de respecter les critères indiqués ci-dessus. Par ailleurs, l'adresse de la mairie à indiquer dans la lettre doit être celle du domicile du salarié s'il réside dans le même département que l'entreprise. Si ce n'est pas le cas, il faut mentionner l'adresse de la mairie du lieu de travail.

Par exemple, si la lettre est présentée au salarié un mardi, l'entretien pourra se tenir au plus tôt le mardi de la semaine suivante, en tenant compte que le samedi est un jour ouvrable. Si ce délai se termine un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu'au jour ouvrable suivant.

Le jour de l'entretien, l'employeur (ou son représentant) accueille le salarié et la personne qui l'accompagne éventuellement. Durant cet entretien, l'employeur doit exposer clairement les motifs de la décision de licenciement envisagée et recueillir les explications du salarié. Ce dernier n'est pas obligé de se présenter à cet entretien, et son absence ne peut pas lui être reprochée. Même en cas d'absence du salarié, l'employeur est en droit de poursuivre la procédure de licenciement.

• Motif du licenciement : Il est impératif d'énoncer clairement le motif du licenciement dans la lettre. Un motif flou ou absent peut rendre le licenciement nul.
• Signature de la lettre : La lettre de licenciement doit être signée par l'employeur ou son représentant. L'absence de signature peut entraîner des complications juridiques.
• Adresse du salarié : La lettre doit être envoyée à l'adresse du salarié connue par l'employeur.

Il est également recommandé d'informer le salarié dans cette lettre qu'il peut demander des précisions supplémentaires sur le motif de son licenciement. Bien que cette mention ne soit pas obligatoire, elle peut permettre d'éviter certains contentieux.
La clarté et la précision sont essentielles lors de la rédaction de cette lettre. Un manque de rigueur dans cette étape pourrait entraîner des contestations de la part du salarié devant les juridictions compétentes.

Il est important de respecter un délai minimum de deux jours ouvrables après la date de l'entretien préalable avant d'envoyer cette lettre. Cependant, la législation ne fixe pas de délai maximal pour l'envoi de la lettre de licenciement pour motif personnel.

Par exemple, si l'entretien a eu lieu le lundi, l'employeur pourra notifier le licenciement à partir du jeudi. Respecter ces délais est crucial pour garantir que la procédure soit considérée comme régulière et conforme aux normes légales.

Une fois envoyée, la lettre de licenciement marque officiellement le début du processus de rupture du contrat de travail.

Si le salarié souhaite obtenir des précisions, il doit en faire la demande par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre récépissé. Une fois la demande reçue, l'employeur dispose de 15 jours pour répondre et apporter les précisions nécessaires. La réponse doit également être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé.

Cette étape permet de dissiper toute ambiguïté concernant les motifs du licenciement et de s'assurer que les parties prenantes comprennent parfaitement les raisons de cette décision. Cela peut aussi réduire les risques de litiges et de contentieux ultérieurs.

Cependant, certaines situations permettent au salarié de ne pas effectuer son préavis :

• Si l'employeur a décidé de dispenser le salarié de l'exécution du préavis par écrit.
• En cas de licenciement pour inaptitude du salarié.
• Lorsque le contrat de travail est rompu pour force majeure.
• Si le salarié est dans l'impossibilité d'exécuter son préavis (perte du permis de conduire, par exemple).

Durant cette période de préavis, le salarié continue de percevoir son salaire et ses avantages habituels. Cependant, le fait de ne pas effectuer le préavis n'affecte pas la date de fin du contrat de travail, sauf dans les cas précités.

Il est essentiel pour les employeurs de gérer cette étape avec soin pour éviter tout conflit et garantir une séparation en bonne et due forme.

Note importante : La transaction après licenciement

Si l'employeur le souhaite il peut, pour éviter de futurs litiges potentiels concernant la rupture du contrat de travail, rédiger une transaction après licenciement. En plus d'éviter des procédures judiciaires supplémentaires, cet accord est souvent utilisé pour clarifier les droits et obligations des parties après le licenciement. Cet accord doit contenir :

• L'objet de la transaction : La transaction doit préciser qu'elle concerne la rupture du contrat de travail et les éventuels litiges qui en découlent. Il est important que les parties reconnaissent la nature de la contestation pour laquelle elles s'engagent à trouver un accord.

• Les concessions réciproques : Chaque partie doit faire des concessions. Par exemple, l'employeur peut accepter de verser une indemnité au salarié, tandis que le salarié renonce à toute action en justice relative à son licenciement.

• Le montant de l'indemnité : La transaction doit indiquer le montant de l'indemnité versée au salarié, qui peut être supérieur à l'indemnité légale de licenciement, en fonction des négociations entre les parties.

• Les clauses de confidentialité : Il est courant d'inclure une clause de confidentialité, interdisant aux parties de divulguer les termes de l'accord à des tiers.

En résumé, un modèle de transaction après licenciement est un outil juridique qui permet de maintenir une relation professionnelle positive, même après un licenciement, en établissant des concessions réciproques et en clarifiant les droits des parties.